Cuando una empresa recibe un reporte relacionado con violencia laboral, discriminación o posibles conductas indebidas, debe determinar cómo atenderlo, quién participará en la revisión y qué procedimiento corresponde aplicar.
Estas decisiones requieren especial cuidado porque la investigación puede involucrar información confidencial, datos personales y situaciones que afectan tanto a las personas denunciantes como a las personas señaladas. Improvisar entrevistas o prolongar innecesariamente el proceso puede dificultar la identificación de los hechos y la adopción oportuna de medidas.
Documentar criterios.Independencia · Confidencialidad · Evidencia
Del reporte al informe.
Las etapas y su alcance deben ajustarse a las circunstancias del asunto.
Cómo estructurar una investigación interna
Antes de iniciar, conviene definir qué hechos se investigarán, cuál será el alcance del proceso, quiénes participarán y cómo se manejará la información. También es importante valorar si existen riesgos inmediatos que requieran medidas provisionales mientras se esclarecen los hechos.
La metodología debe permitir reunir y contrastar información pertinente, sin anticipar conclusiones ni convertir la investigación en una búsqueda de confirmación de una versión predeterminada.
Alcance
Definir los hechos y las preguntas que debe resolver el proceso.
Método
Planear las entrevistas y la revisión de información pertinente.
Reserva
Determinar quién interviene y cómo se trata la información.
Seguimiento
Documentar hallazgos y decisiones posteriores.
Cuatro principios para investigar mejor
No partir de una conclusión predeterminada.
Revisar sólo la información útil para esclarecer hechos.
Limitar el acceso a la información sensible.
Dejar registro de actuaciones, decisiones y hallazgos.
¿Cuándo conviene considerar un equipo investigador externo?
La participación de un equipo externo puede ser relevante cuando la estructura interna presenta posibles conflictos de interés o cuando el asunto requiere conocimientos especializados en violencia laboral, discriminación y perspectiva de género.
Un equipo de Recursos Humanos o Compliance puede contar con experiencia y capacidades importantes. Sin embargo, cuando sus integrantes tienen vínculos jerárquicos con las personas involucradas o participan en decisiones relacionadas con el asunto, es necesario evaluar si esas circunstancias pueden afectar la percepción o la independencia del proceso.
Un equipo externo puede aportar una perspectiva distinta y trabajar a partir de la información disponible, las políticas de la empresa y los hechos que deben investigarse.
¿Quienes investigarían dependen de personas involucradas?
¿Algún integrante participó en decisiones que se revisarán?
¿El equipo cuenta con preparación suficiente y ofrece condiciones adecuadas de independencia?
La decisión de recurrir a un equipo externo debe considerar las características del caso y las necesidades de la organización.
La investigación debe proteger la confidencialidad
Las investigaciones por violencia laboral y discriminación pueden involucrar información especialmente delicada sobre las personas y sus relaciones dentro del centro de trabajo.
Por ello, el manejo de la información debe definirse desde el inicio. Es importante determinar quién tendrá acceso a los documentos, cómo se registrarán las entrevistas, dónde se resguardarán los materiales y cómo se comunicarán los resultados a quienes corresponda.
Tres decisiones sobre la información
Quién necesita intervenir y consultar los documentos.
Dónde se almacenan entrevistas, materiales y evidencias.
Cómo y a quién se comunican avances y resultados.
La confidencialidad también implica manejar los datos de forma cuidadosa y limitar su circulación a las personas que deban intervenir conforme al procedimiento aplicable. Las comunicaciones deben evitar detalles innecesarios y proteger la identidad de las personas en la medida que corresponda.
Evitar la revictimización durante las entrevistas
La manera en que se realizan las entrevistas puede influir en la información que las personas estén dispuestas a compartir y en su experiencia durante el proceso. Preguntas formuladas sin sensibilidad, solicitudes reiteradas para relatar los mismos hechos o comentarios que atribuyen responsabilidad a quien presenta una queja pueden generar una experiencia adicional de afectación.
Por ello, quienes investigan necesitan preparación en temas de violencia laboral, discriminación y perspectiva de género. Una entrevista debe responder a un propósito claro y evitar preguntas que no sean pertinentes para esclarecer los hechos. También conviene coordinar las entrevistas para reducir repeticiones innecesarias y registrar la información de manera ordenada.
Entrevistas que añaden tensión
Repetición innecesaria del relato, preguntas ajenas a los hechos o comentarios que adelanten responsabilidades.
Entrevistas con propósito
Preguntas pertinentes, manejo sensible de la información y registro ordenado de lo dicho por cada persona.
El objetivo es obtener información útil sin someter a las personas a cuestionamientos innecesarios ni anticipar conclusiones sobre lo ocurrido.
¿Cuánto tiempo debe durar una investigación interna?
La duración depende de las características del asunto, el número de personas involucradas, la cantidad de información disponible y las diligencias necesarias para esclarecer los hechos. Una investigación puede requerir revisar documentos, realizar entrevistas, contrastar versiones y analizar evidencia; por eso, no es recomendable establecer una duración universal sin conocer las circunstancias del caso.
Sin embargo, tampoco conviene prolongar el proceso sin una razón clara. Un procedimiento bien organizado debe establecer etapas, responsables y criterios para dar seguimiento a las actividades pendientes.
En asuntos que puedan derivar en decisiones laborales, es importante que las personas responsables revisen oportunamente los plazos legales aplicables. La planeación debe tomar en cuenta esos plazos desde el inicio, no únicamente cuando se prepara el informe final.
Sin regla universal, pero sí con orden
Un proceso puede tardar más o menos según su complejidad, pero siempre necesita etapas, responsables y seguimiento para evitar dilaciones innecesarias.
El reporte final debe distinguir hechos, evidencia y recomendaciones
La conclusión de una investigación requiere un documento que permita comprender qué se revisó, qué información se obtuvo y cómo se llegó a los hallazgos. Un reporte puede organizarse alrededor de los siguientes componentes:
- Objeto y alcance:qué hechos se investigaron y cuáles eran los objetivos del proceso.
- Metodología:qué entrevistas, documentos u otras fuentes se revisaron.
- Hallazgos:qué información se identificó y qué aspectos pudieron o no corroborarse.
- Análisis:cómo se relacionan los hallazgos con los hechos investigados y los criterios aplicables.
- Recomendaciones:qué medidas pueden considerarse a partir de los resultados.
Es importante diferenciar entre hechos documentados, declaraciones, elementos corroborados y aspectos que no pudieron determinarse con la información disponible. El reporte debe evitar conclusiones que excedan la evidencia.
Investigar no significa que la única respuesta sea separar a una persona
Una investigación interna puede identificar situaciones que requieren distintas medidas. Dependiendo de los hechos, las políticas aplicables y la evaluación correspondiente, las acciones pueden involucrar medidas laborales, ajustes a procedimientos, actualización de políticas, capacitación o revisión de otras prácticas de la organización.
No todos los procesos deben plantearse desde el inicio como una búsqueda de motivos para terminar una relación laboral. También puede ser necesario identificar problemas organizacionales más amplios, revisar la aplicación de los protocolos o evaluar deficiencias en la comunicación y los mecanismos de atención.
Las recomendaciones deben responder a los hallazgos y a las circunstancias del caso. La empresa conserva la responsabilidad de evaluar y adoptar las decisiones que correspondan, considerando el marco aplicable y la evidencia disponible.
Una investigación puede derivar en más de un tipo de medida
Acciones sobre personas o relaciones de trabajo cuando correspondan.
Correcciones a protocolos, rutas de denuncia o mecanismos internos.
Intervenciones para reforzar prevención y actuación.
Revisión de políticas, criterios y documentación de soporte.
Una investigación especializada requiere metodología y seguimiento
La calidad de una investigación interna depende de más que la experiencia jurídica de quienes participan. También requiere independencia cuando resulte necesaria, sensibilidad para conducir las entrevistas, manejo responsable de la información y documentación consistente.
De la Vega & Martínez Rojas acompaña a las organizaciones en investigaciones internas relacionadas con violencia laboral, discriminación y perspectiva de género, desde la revisión de los hechos hasta la elaboración del reporte y las recomendaciones correspondientes.
Lectura relacionada: Investigaciones internas por violencia laboral: cómo actuar.
Contenido editorial informativo. Las decisiones de una investigación requieren valorar los hechos y la normativa aplicable. Revisión jurídica final pendiente.
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